あなたの職場に「仕事が早い人」はいませんか？
仕事が早い人とは、毎日定時に仕事を終わらせて残業ゼロなのに人よりも成果を挙げている要領が良い人のことです。
もしあなたも仕事が早い人になれれば、高い成果を挙げられるだけでなくプライベートの時間を確保できるようになるため、公私ともに充実し人生をより豊かなものにできるのではないでしょうか。
そこで今回は「仕事が早い人の特徴」についてご紹介します。
今よりも仕事ができるようになりたいと感じている人や公私ともに充実し人生をより豊かなものにしたいと考えている人はぜひご覧ください。
最初に段取りを行う
仕事が早い人の特徴①は、まず最初に仕事の段取りを行います。
“段取り八分仕事二分”という言葉があるように、仕事の段取りを行うことは非常に重要であり、段取りがしっかりとできていれば大抵の仕事はうまく進めることができます。
上手な段取りの方法については以下記事にまとめてありますのでぜひご覧ください。
全ての仕事に締切を設定する
仕事が早い人の特徴②は、どんな仕事にも必ず締切を設定しています。
ポイントは、仕事を小さな単位に分けて細かく納期を締切を設定することです。
そうすることで”今やるべき仕事”が明確になり、立ち止まることなく仕事を片付けていくことができます。
そもそも人間は締切直前にならないとやる気が出にくい生き物ですから、一つ一つの小さな単位に分けた仕事の締切によって集中力を最大限に高めることができ、結果的に仕事が早くなります。
他人の力を借りる
仕事が早い人の特徴③は、積極的に他人の力を借ります。
どんな人でも自分ではできない仕事というものはあります。
しかし、そのような仕事には”こうすれば上手くいく”という解法が必ず存在し、その解法は社内を探せば大抵の場合誰かが知っているものです。
そのため、分からないことがあればすぐに他人に解法を聞き、場合によっては他人の手を借りて即座に実行に移すことで仕事を早く進めることができます。
すぐに始める（ひとまず80%のクオリティを目指す）
仕事が早い人の特徴④は、仕事をすぐに始めます。
どんな仕事でもいきなり100%の完璧を目指すのは難しいものです。
そこで情報を揃えて全体を構造化してから優先順位を決め、ひとまず80%のクオリティを目指すしてすぐに始めることが仕事を早く進めるコツになります。
ただし、80%のクオリティを目指すと言ってもあからさまに雑にして良いということではありません。
あくまで一定以上の質は確保しつつ素早く80%のクオリティまで仕上げた状態で上司のフィードバックを受けることで、ムダな時間が無く効率良く仕事を進めることができます。
優れた資料のフォーマットを流用する
仕事が早い人の特徴⑤は、優れた資料のフォーマットを流用します。
自分で1から資料のフォーマットを作るのは仕事が遅くなる原因になります。
既に社内で実績があり上司や周囲から認知されている優れたフォーマットを流用することで、フォーマット作りの時間を省略することができます。
さらにそのような資料のフォーマットは大抵の場合見やすく、必要な情報を抜け漏れなく記載されているので資料そのものも信頼されやすくなります。（もちろん中身の質が重要になります）
電話を活用する
仕事が早い人の特徴⑥は、時と場合に応じて電話を活用します。
代表的な仕事上のコミュニケーションツールには電話とメールがありますが、コミュニケーションの速度は電話の方が圧倒的に早いです。
メールでは相手がいつ見てくれるか分かりませんし、相手が返信するまでメッセージが伝わったかどうかさえ分かりません。
さらに返信が来ても目的が果たせるまでやり取りは続きます。
そのため、仕事が早い人は緊急度や重要度が高い案件の場合は積極的に電話を活用します。
定例打合せを設定する
仕事が早い人の特徴⑦は、仕事に応じて定例打合せを設定します。
一般的に、打合せは極力減らすことが効率化の観点から推奨されているのではないでしょうか。
もちろん打合せはメンバー全員の時間を奪うことになりますので、むやみに設定するべきではありません。
ただし、例えばプロジェクト単位で週1回の定例打合せを設定することについてはメリットも大きいものです。
具体的には1週間毎に達成すべきゴールと優先順位を明確にでき、それに基づき各メンバーが実際に動いてくれるようになるため、結果的にプロジェクトが確実に進むようになります。
また、定例打合せにすることでスケジュール調整の手間も省くことができます。
上記の特徴を参考にし、仕事が早い人になることで公私ともに充実させ、人生をより豊かなものするためのヒントやきっかけにして頂ければ幸いです。
