“段取り八分仕事二分”という言葉があるように、仕事を段取り良く進める能力は非常に重要であり、段取りがしっかりとできれば大抵の仕事はうまく進めることができます。
しかし職場の上司や先輩は忙しいため、個々の仕事そのものについては教えてくれても、段取りの方法まで丁寧に教えてくれることは少ないのではないでしょうか。
そのため、自己流の段取りになってしまっている人が多いのではないかと思います。
そこで今回は「段取り上手な人の特徴」についてご紹介します。
自分の仕事の進め方を見つめ直し、段取りを上手くして今よりも仕事ができるようになりたいと感じている人はぜひご覧ください。
仕事の依頼内容を確認する
段取り上手な人の特徴①は、まず最初に仕事の依頼内容を確認します。
基本的に仕事には依頼主がいるため、依頼主からの依頼内容をしっかりと聞き出して文章化し、その文章を見せて内容が合っているかを確認します。
そうすることでお互いの認識のズレを無くし、仕事をした後での修正ややり直しを防止することができます。
出来上がりの姿を決める（どのような成果を出すか）
段取り上手な人の特徴②は、仕事に取り掛かる前に仕事の出来上がりの姿（どのような成果を出すか）を決めます。
仕事の出来上がりの姿は最初に確認した依頼主からの依頼内容によって決まり、具体的には①背景、②目的、③前提条件、④成功基準などから決まります。
仮に気になる点がある場合は仕事に取り掛かる前にしっかりと依頼主へ確認し、仕事の出来上がりの姿が依頼主の希望と合っていることを確認します。
やるべきことを細かく分解する
段取り上手な人の特徴③は、成果を出すために必要なやるべきことを細かく分解します。
やるべきことが細かく分解できていないと次に何をやれば良いか分からず、都度立ち止まって考えなければなりません。
そのような時間がムダとなり、結果的に仕事のスピードを下げてしまうことに繋がります。
仕事の抜け漏れを防止し、かつスピードを上げるためには事前にやるべきことを細かく決めておくことが大切になります。
仕事をスピードダウンさせる原因（ムダ）を排除する
段取り上手な人の特徴④は、仕事をスピードダウンさせる原因（ムダ）を排除します。
例えばある製品の仕様を決めるために、10項目の検討が必要であると指示を受けたとします。
しかし本当は7項目の検討だけすれば良い場合、残る3項目の検討に費やした労力と時間はムダになってしまいます。
段取りの段階でムダな検討項目があるか十分確認し、ある場合は排除しておくことで仕事のスピードダウンを防止することができます。
優先順位を決める
段取り上手な人の特徴⑤は、仕事の優先順位を決めます。
ビジネスの世界では限られた時間の中で成果を出さなければなりません。
多くの仕事を抱えている人が手当たり次第に仕事に取り組んでいては、思うような成果を出すことは難しくなってしまいます。
そこで仕事の優先順位をつけ、重要な仕事を優先して取り組むことでより成果を出すことができ、周囲からの信頼を得られやすくなります。
上記の特徴を参考にし、今までよりも段取りが上手くなり仕事ができる人になるヒントや1つのきっかけにして頂ければ幸いです。
